Beneficios de tener una plantillas en una metodología de dirección

El otro día me preguntaban si era mejor certificarse de PMP(r) o de PRINCE2(r). Respondí, como suelo hacer, con la frase: 'no es lo mismo'. Ya, son dos metodología distintas, a lo que volví a responder: tan sólo PRINCE2 es una metodología.

Intentaré explicarme, y así quien lea este post no me lo volverá a preguntar:

El objetivo de PMI es certificar a buenos profesionales de gestión de proyectos. Pero para hacerlo, claro está, necesita un lenguaje común, para lo que edita un 'manual de buenas prácticas' en el que se indican una serie de procesos en los que, PMI, divide la labor de un gestor de proyectos. Pero NO es una metodología. Una organización necesita de una metodología para tener un marco común en el que moverse cuando dirige proyectos.

En iProcuratio, por ejemplo, desarrollamos metodologías para las empresas, a partir de sus usos y costumbres y de buenas prácticas. Para ello, en muchas ocasiones, usamos el PMBoK del PMI y explicamos sus procesos, adaptándolos a las necesidades de la organización. Y muy importante, desarrollamos todas las plantillas con las cuales seguir la metodología. Estas plantillas se desarrollan en base a las necesidades y requerimientos del cliente.

Ahora bien, PRINCE2(r) sí es una metodología. Tiene una serie de fases que son: SU, PL, IP, DP, CS, MP, SB y CP , esto es Start Up, Planning, Initiating Project, Controlling Stage, Manage Project, manage Stage Boundaries y Closing Project. Pero es mucho más, en cada fase indica claramente qué registros hay que llevar y cual es su contenido. Quien es quien en el proyecto. Cuales son las reuniones a mantener, cuales son los comités y cual es su composición. Esto es una metodología. La metodología PRINCE2(r), como no, es susceptible de adaptar, en especial para adecuarla a proyectos de menor volumen, puesto que es una metodología bastante exigente en cuanto a documentación. Asimismo es susceptible, en manos expertas, de 'mezclarla' con Agile, por ejemplo.

Hablemos de las plantillas en una metodología. Cuando se habla de una plantilla, podéis imaginaros desde una plantilla de Word hasta una serie de campos en un gestor documental o en una herramienta de gestión de proyectos. Pero, de alguna forma, una plantilla es el contenido de la misma.

Veamos beneficios:

- Pongamos que eres un Project Manager, como yo, que ha llevado una cartera simultánea de una decena de proyectos. Si cada proyecto reporta de una manera... pues la llevas clara. Las plantillas dan la claridad necesaria para poder ir al grano, para eliminar trabajo innecesario.

- Estamos decidiendo nuestro portfolio de servicios. Necesitamos saber si un proyecto anterior ha tenido éxito o no y en qué grado. El disponer de nuevo, de la información histórica en plantillas intelegibles es fundamental. Tengamos en cuenta que ese proyecto está terminado y quizá... no quede nadie para recordarlo.

- Esta información histórica del apartado anterior, al estar bien hecha, es una defensa, como project manager y como calidad de los proyectos de la compañía, para aumentar la confianza de la dirección.

Hoy en día hay multitud de sistemas para almacenar correctamente esta información. Un gestor documental, como Alfresco o Sharepoint, o un sistema de dirección de proyectos, como Primavera, Clarity, Project Server o HP PPM son válidos para gestionar las plantillas. Desde aquí recomiendo generar tu propia metodología y tus plantillas.